Tietosuojakäytäntö

1. Yleiset ehdot

1.1. eSmiley Oy (jäljempänä "eSmiley", "me", "meidän", "meitä") tarjoaa elintarviketurvallisuuden IT-ratkaisuja, -tuotteita ja -palveluja.

1.2. eSmileylla on selkeä tietosuojakäytäntö, jonka puitteissa käsittelemme henkilötietoja, jotka asiakkaamme ja muut verkkosivujemme käyttävät antavat käyttöömme. Käsittelemme tietoja aina vastuullisesti, yksityisyydensuojaasi kunnioittaen ja tietenkin alueen lainsäädäntöä noudattaen.Asiakkaisiin ja käyttäjiin viitataan jäljempänä sanoilla "sinä" tai "sinun".

1.3. Käsittelemme henkilötietojasi satunnaisesti ainoastaan Tanskassa ja EU:ssa voimassa olevan tietosuojalainsäädännön puitteissa sekä muun soveltuvan lainsäädännön nojalla ja/tai eSmileylle mahdollisesti antamasi suostumuksen perusteella.

1.4. Alta voit lukea tarkempaa tietoa keräämistämme tiedoista sekä siitä, missä tarkoituksessa käytämme tietoa, miten käsittelemme tietoa, kenellä on pääsy tietoihin, millaisia oikeuksia sinulla on ja keneen voit olla yhteydessä kerättyyn tietoon liittyen. Keräämme ainoastaan tietoa, jota annat meille, kun käytät verkkosivujamme. Tällöin annat hyväksyntäsi, että käsittelemme henkilötietojasi tietosuojakäytäntömme ja tässä esitettyjen ehtojen mukaisesti.

1.5. Päivitämme ja muokkaamme tietosuojakäytäntöämme jatkuvasti, jotta se pysyy ajan tasalla soveltuvan lainsäädännön ja teknologisen kehityksen suhteen. Jos päivitämme näitä materiaaleja, laitamme siitä ilmoituksen näkyviin verkkosivuillemme. Tietosuojakäytäntöämme on päivitetty viimeksi 29.4.2021.

1.6. Mikäli haluat tietää lisää henkilötietojen lainmukaisesta käsittelystä, lisätietoa on saatavilla Tanskan tietosuojaviraston verkkosivuilla osoitteessa www.datatilsynet.dk. 

1.7. Jos sinulla on muita kysymyksiä siitä, mitä henkilötietojasi eSmiley käsittelee, ota yhteyttä meihin sähköpostitse: info@esmiley.fi

1.8. eSmiley toimii rekisterinpitäjänä henkilötietoihisi liittyen. Olemme aina tavoitettavissa seuraavalla tapaa: eSmiley Oy, Y-tunnus: 3224441-3 , Lautatarhankatu 10, 00580 Helsinki, Suomi.
Puh. +358 2 7249340, s-posti: info@esmiley.fi

2. Mitä henkilötietoa eSmiley kerää?

2.1. Mikä on henkilötietoa?

2.1.1. Henkilötieto on tietoa, joka suoraan tai epäsuorasti liittyy olemassa olevaan henkilöön. Nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite ovat esimerkkejä henkilötiedoista.

2.2. Mitä henkilötietoja (jäljempänä myös "tietoa") eSmiley kerää ja käsittelee?

2.2.1. eSmiley kerää henkilötietoa IT-ratkaisujemme ja niihin liittyvien moduulien, tuotteiden ja palvelujen markkinoinnin, ostamisen ja toimituksen yhteydessä. Tästä on kyse esimerkiksi luodessasi profiilin IT-ratkaisujemme, laitteidemme, kurssiemme tai muiden tuotteidemme ja palvelujemme ostamisen yhteydessä, tilatessasi uutiskirjeemme tai pyytäessäsi meitä olemaan sinuun yhteydessä toimituksiin, tuotteisiin ja palveluihin liittyen.

2.2.2. Keräämme vain henkilötietoa, jota olet itse antanut meille yllä olevaan liittyen verkkosivujemme kautta tai puhelimitse. Näitä tietoja ovat esimerkiksi nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, yrityksen nimi, syntymäaika, tieto kurssiemme suorittamisesta hyväksytysti/hylätysti, tieto kurssitodistuksista sekä muu verkkosivujemme käyttöön liittyvä tieto.

2.2.3. Käsittelemme henkilötietojasi myös esitelläksemme asiakastapauksia ja videoita verkkosivuillamme, mikäli olet antanut siihen suostumuksesi. Alta voit lukea lisää siitä, miten käytämme evästeitä.

2.2.4. eSmileyn mobiilisovellus kerää sijaintitietoja, jotka jäävät itse laitteeseen. Sijaintitietoja ei lähetetä eSmileylle tai kolmansille osapuolille. Sijaintitiedot ovat välttämättömiä, jotta sovellus voidaan yhdistää vaakalaitteeseen, jossa on bluetooth-yhteys.

3. Mihin tarkoituksiin eSmiley käyttää henkilötietoja? 

3.1. eSmiley käsittelee henkilötietojasi ainoastaan sovelletun lainsäädännön mukaisesti.Käytämme antamiasi tietoja seuraaviin tarkoituksiin:

1) Yrityksesi hankkimien IT-ratkaisujen ja niihin liittyvien moduulien, tuotteiden ja palvelujen toimittamiseen ja niiden toimintaan. 

2) Käytämme sähköpostiosoitettasi IT-ratkaisujemme ja niihin liittyvien moduulien, tuotteiden ja palvelujen markkinointiin.

3) Sähköisten uutiskirjeiden lähettämiseksi antamaasi sähköpostiosoitteeseen.

4) Harjoituskurssitodistusten/-sertifikaattien välittämiseen.

3.2. Henkilötietojen käsittelyn lailliset perusteet ovat tietosuojaselosteessamme määritellyt yleiset ehdot. Niiden mukaisesti käsittelemme henkilötietoja, jos se on välttämätöntä yrityksesi ja eSmileyn välillä tehdyn sopimuksen täytäntöönpanemiseksi tai sellaisten toimenpiteiden tekemiseksi, joita meiltä pyydetään ennen tällaisen sopimuksen solmimista. Voimme käsitellä henkilötietoja myös, mikäli se on välttämätöntä oikeutetun etumme kannalta, esimerkiksi IT-ratkaisujemme ja niihin liittyvien moduulien, tuotteiden ja palveluiden suoramarkkinoimiseksi sähköisesti, mukaan lukien sähköiset uutiskirjeet. Lisäksi voimme käsitellä henkilötietoja useissa eri tarkoituksissa sinulta saadun suostumuksen perusteella.

4. Miten eSmiley tallentaa henkilötietoja?

4.1. Lupaamme pitää hyvää huolta antamistasi, sinua koskevista henkilötiedoista. Voit luottaa siihen, että henkilötietojasi käsitellään lain edellyttämällä, yksityisyyttä suojaavalla ja turvallisella tavalla siitä hetkestä alkaen, kun vastaanotamme tietosi.

4.2. eSmiley säilyttää antamasi henkilötiedot niin kauan, kuin se on yllä esitettyjen tarkoitusten kannalta olennaista. Tämä tarkoittaa, että säilytämme tietojasi niin kauan kuin yritystemme välillä on sopimussuhde.

4.3. Meillä on velvollisuus varmistaa henkilötietojesi oikeellisuus ja ajantasaisuus. Koska henkilötietojen käsittely on tästä riippuvaista, pyydämme sinua ystävällisesti ilmoittamaan meille, jos henkilötietosi muuttuvat olennaisesti. Voit ilmoittaa muutoksista sähköpostitse osoitteeseen info@esmiley.fi

4.4. Jos yrityksesi ja eSmileyn välinen sopimussuhde päättyy, jatkamme henkilötietojesi säilyttämistä seuraavista syistä.

1) IT-ratkaisujemme ja niihin liittyvien moduulien, tuotteiden ja palveluiden seurantamarkkinointi enintään 5 vuoden ajan. Voit kuitenkin koska tahansa kieltää yhteydenotot ja pyytää meitä poistamaan henkilötietosi.

2) Uuden harjoituskurssitodistuksen lähettäminen kadonneen tilalle enintään 24 kuukautta todistuksen myöntämisen jälkeen.

3) Hallinto- tai julkisviranomaisen vaatimukset asiakirjojen säilyttämistä koskien. Näissä tapauksissa säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin kyseessä olevat viranomaisvaatimukset edellyttävät.

4) Tallennamme henkilötietoja anonyymissa muodossa myös IT-ratkaisujemme ja niihin liittyvien moduulien, tuotteiden ja palveluiden tilastoimistarkoituksiin.

4.5. Emme salaa tallentamiamme tietoja, mutta varmistamme, että henkilötietosi pysyvät turvassa rajoittamalla pääsyä tietoihin sekä noudattamalla asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia käytäntöjä, jotka tarkistetaan ja päivitetään säännöllisesti.

4.6. Varmistamme myös, että henkilötietosi säilytetään niin, että niihin pääsevät käsiksi vain työntekijät, joiden työtehtävä tätä edellyttää. Katso myös alla oleva kohta 5, jossa käsitellään liikekumppaneita.

4.7. Pyrimme kohtuuden rajoissa kaikin tarvittavin tavoin varmistamaan, että henkilötietoja käsitellään turvallisesti ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti. Valitettavasti henkilötietojen siirtäminen internetin välityksellä ei ole täysin turvallista. Vaikka teemmekin parhaamme suojataksemme henkilötietojasi, emme voi taata verkon kautta antamiesi henkilötietojen turvallisuutta, ennen kuin kyseiset tiedot saapuvat meille. Noudatamme tarvittavia turvallisuuskäytäntöjä luvattoman pääsyn estämiseksi, mutta lähetät henkilötietosi meille omalla vastuullasi.

5. Liikekumppanit

5.1. eSmiley käyttää eri liikekumppaneita, jotka toimittavat eSmileylle palveluja. Tässä yhteydessä liikekumppanimme toimivat tietojenkäsittelijöinä, toisin sanoen ne käsittelevät henkilötietoja meidän lukuumme ja meidän kirjallisesti laatimiemme ohjeiden mukaisesti, jotka määrittelevät miten ja millä tavalla ne voivat käsitellä henkilötietoja.

5.2. Käytämme IT-toimittajia liittyen verkkosivujemme, IT-ratkaisujemme ja asiakastietokantojemme yleiseen toimintaan ja ylläpitoon liittyen sekä asiakastukeemme. Tässä yhteydessä henkilötietojasi saatetaan siirtää Euroopan unionin/Euroopan talousalueen ulkopuolelle ("kolmansiin maihin"). Henkilötietojen siirtäminen kolmansiin maihin edellyttää, että Euroopan komissio on arvioinut, että kyseisen kolmannen maan tietoturvataso riittävissä määrin noudattaa EU:n henkilötietoja koskevaa tietosuojalainsäädäntöä. Henkilötietoja voivat käsitellä myös Tanskan ulkopuolella toimivat henkilöt, jotka työskentelevät meille tai tietojenkäsittelijöillemme.

5.3. Tietojenkäsittelijämme eivät saa käyttää henkilötietoja mihinkään muuhun tarkoitukseen kuin palvelujen tuottamiseen eSmileylle kirjallisten ohjeidemme mukaisesti. 

6. Sinun oikeutesi

6.1. Voimassa olevan henkilötietoja koskevan tietosuojalainsäädännön mukaan sinulla on rekisteröityneenä asiakkaana/käyttäjänä oikeus ottaa meihin yhteyttä ja pyytää saada pääsy henkilötietoihisi sekä pyytää niiden korjaamista tai poistamista. Sinulla on lisäksi oikeus pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista sekä vastustaa henkilötietojesi käsittelyä.

6.2. Voit tarpeen vaatiessa ottaa meihin yhteyttä yllä olevalla tavalla info@esmiley.fi

7. Valitus Tanskan tietosuojavirastolle

7.1. Voit myös tehdä valituksen henkilötietojesi käsittelystä. Valitus tulee tehdä Tanskan tietosuojavirastolle: www.datatilsynet.dk.

8. Evästeet

8.1. Mitä evästeet ovat:

8.1.1. Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, jotka verkkosivusto tallentaa tietokoneellesi, tabletillesi tai älypuhelimeesi.

8.2. Miksi evästeitä käytetään:

8.2.1. Ne auttavat meitä seuraamaan, miten käyttäjät liikkuvat sivustolla.
8.2.2. Niiden ansiosta käyttäjät voivat jatkaa siitä, mihin jäivät vieraillessaan sivustolla edellisen kerran.
8.2.3. Ne muistavat kirjautumistietosi puolestasi.
8.2.4. Ne muistavat käyttäjän valitsemat asetukset.
8.2.5. Niiden avulla kohdistamme käyttäjille markkinointia heidän vierailtuaan sivustollamme.
8.2.6. Ne auttavat optimoimaan sivuston helppokäyttöisyyttä.
8.2.7. Evästeet eivät saa tietää, kuka olet, mikä nimesi on, missä asut tai sitä, käyttääkö tietokonetta yksi vai useampi henkilö. Evästeet eivät voi myöskään levittää viruksia tai haittaohjelmia.

8.3. Käyttämämme evästeet:

8.3.1. eSmiley käyttää evästeitä käyttökokemuksesi parantamiseksi sivustolla, sivuston yksilöllisten elementtien käytön arvioimiseksi sekä palvelujemme markkinoinnin tukemiseksi sivustolla.

8.4. Kuinka pitkään evästeet säilyvät:

8.4.1. Evästeet poistavat itsensä tietyn ajan jälkeen (vaihtelee), mutta ne uusiutuvat jokaisen verkkosivuvierailun yhteydessä.

8.5. Evästeiden poistaminen tai estäminen: 

8.5.1. http://minecookies.org/cookiehandtering

8.5.2. Ota huomioon, että evästeiden poistaminen tai estäminen voi vaikuttaa verkkosivuston käyttöön tai toimintaan.

8.6. Onko sinulla kysyttävää?

8.6.1. Mikäli sinulla on kysyttävää evästeistä tai henkilötietojen käsittelystä, ota yhteyttä meihin osoitteessa info@esmiley.dk.